Privacyverklaring KVEO
De Privacyverklaring KVEO geeft uitleg over de wijze waarop de vereniging invulling geeft aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Nederlandse Uitvoeringswet (UAVG) bij het verwerken van de persoonsgegevens. Meer informatie is te vinden in het Protocol bescherming persoonsgegevens van de KVEO, waarvan de Privacyverklaring deel uitmaakt.
Versie 22 september 2026. Deze webversie is bedoeld om gemakkelijk te lezen en naar een hoofdstuk te verwijzen. Bij verschil geldt de vastgestelde tekst: Privacyverklaring KVEO (PDF).
1. Inleiding
De KVEO (hierna: 'de KVEO' of 'wij') hecht grote waarde aan de bescherming van de privacy en persoonsgegevens van haar leden, begunstigers, ereleden, leden van verdienste en websitebezoekers.
Wij verwerken uw persoonsgegevens in strikte overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Nederlandse Uitvoeringswet AVG (UAVG).
In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verwerken, voor welke doeleinden dit gebeurt, op welke wettelijke grondslagen dit is gebaseerd en wat uw rechten zijn.
2. Contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke
De KVEO is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Binnen het bestuur is de secretaris belast met het operationele toezicht op de gegevensbescherming.
- Adres: Segbroeklaan 104, 2565 DN Den Haag
- E-mailadres:
- Website: www.kveo.nl
3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Wanneer u zich aanmeldt als lid of begunstiger, of wanneer u onze website bezoekt, kunnen wij de volgende gegevens verwerken (afhankelijk van uw rol binnen de vereniging):
- Identificatie- en contactgegevens: Uniek administratienummer (lidmaatschapsnummer), achternaam, voorletters, roepnaam/voornamen, titulatuur (academisch/adellijk), geslacht, geboortedatum en leeftijd, adres (straat, huisnummer, postcode, woonplaats, land), telefoonnummer(s) en e-mailadres(sen).
- Dienst- en veteranengegevens: Krijgsmachtdeel, wapen of dienstvak, laatst beklede militaire rang en bijbehorende titulatuur, datum van dienstverlating en uw veteranenstatus inclusief veteranennummer.
- Financiële gegevens: Bankrekeningnummer (IBAN), tenaamstelling van de rekening en uw betalingshistorie met betrekking tot contributies, schenkingen en giften.
- Lidmaatschaps- en verenigingsgegevens: Datum van aanmelding, soort lidmaatschap, rayonindeling, (historische of actuele) bestuurs- of verenigingsfuncties inclusief begin- en einddatum, deelnamegegevens aan verenigingsactiviteiten, mutatiegegevens (zoals overlijden of opzegging) en logistieke gegevens voor de toezending van het verenigingsblad EERVOL.
- Media en interactie: Pasfoto (indien vrijwillig verstrekt voor identificatie of functionele publicatie), beeld- en geluidsmateriaal (foto's en video's) gemaakt tijdens officiële KVEO-evenementen, en een registratie van eventueel verleende toestemmingen of gemaakte bezwaren.
- Technische websitegegevens: IP-adres, apparaattype, browsertype, taalinstellingen en de tijd en datum van uw websitebezoek.
4. Doeleinden van de gegevensverwerking
Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend voor de realisatie van onze statutaire doelstellingen en verenigingsactiviteiten, in het bijzonder voor:
- Het voeren van een accurate leden-, contributie- en financiële administratie;
- Het verzenden van verenigingsinformatie, uitnodigingen en het verenigingsblad EERVOL (zowel fysiek als digitaal);
- Het faciliteren van onderlinge communicatie en saamhorigheid, onder meer via de periodieke uitgave van de ledenlijst (de 'Wegwijzer');
- De organisatie van (rayon)bijeenkomsten en gezamenlijke evenementen;
- Het verlenen van materiële of immateriële hulp aan leden en nabestaanden;
- Het functioneel vermelden van actieve functionarissen (zoals rayonofficieren) in onze media en op de website;
- Het verrichten van intern statistisch en historisch verenigingsonderzoek;
- Het nakomen van wettelijke en fiscale verplichtingen.
5. Grondslagen voor de verwerking
De KVEO verwerkt uw persoonsgegevens op basis van de volgende AVG-grondslagen:
- Uitvoering van de overeenkomst: De verwerking van uw basisgegevens en financiële gegevens is noodzakelijk om uw lidmaatschap of begunstiging administratief en organisatorisch uit te voeren.
- Gerechtvaardigd belang: Wij hebben een gerechtvaardigd verenigingsbelang om met u te communiceren, sfeerimpressies (foto/video) van evenementen te delen, het verenigingsblad te bezorgen en de saamhorigheid te bevorderen (bijvoorbeeld via de Wegwijzer), mits uw privacybelang hier niet zwaarder weegt.
- Wettelijke verplichting: Wij moeten bepaalde gegevens bewaren om te voldoen aan wettelijke plichten, zoals de fiscale bewaarplicht voor de financiële administratie.
- Toestemming: In specifieke gevallen (zoals bij bepaalde optionele websitecookies of het publiceren van gevoelige persoonsgegevens buiten de verenigingsdoelen) vragen wij vooraf uw expliciete toestemming. U kunt deze toestemming op elk moment weer intrekken.
6. Delen van gegevens met derden
Uw persoonsgegevens worden binnen de KVEO strikt vertrouwelijk behandeld. Wij verstrekken uw gegevens uitsluitend aan externe partijen (verwerkers) als dit strikt noodzakelijk is voor de verenigingstaken en er een AVG-conforme verwerkersovereenkomst is afgesloten. Wij delen gegevens onder meer met:
- De drukkerij en distributeur van het verenigingsblad EERVOL;
- De leverancier van onze online administratie- en boekhoudsoftware (Conscribo);
- Onze IT- en webhostingpartners (FlevoHost, Hetzner en Nextcloud, Microsoft, Google).
Wij verkopen of verhuren uw persoonsgegevens nooit aan derden. Indien een externe partij of een ander lid contact met u zoekt via het secretariaat, verstrekken wij uw gegevens niet rechtstreeks; wij leggen het verzoek eerst aan u voor.
Opmerking bij medische noodsituaties: In het uitzonderlijke geval van een dringende medische noodsituatie tijdens een verenigingsevenement, kunnen relevante gegevens met hulpdiensten worden gedeeld op basis van uw vitale belang.
7. Bewaartermijnen
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doelen waarvoor ze zijn verzameld:
- Fiscale en financiële gegevens: Deze worden na beëindiging van uw lidmaatschap nog strikt 7 jaar bewaard om te voldoen aan de wettelijke belastingwetgeving.
- Historisch archief: Basale verenigingsgegevens (naam, rang, mutaties en defensie-achtergrond) kunnen omwille van de verenigingshistorie permanent in het archief bewaard blijven, tenzij u of uw nabestaande(n) na het einde van het lidmaatschap expliciet verzoeken om algehele verwijdering.
- Website- en cookiegegevens: Functionele sessiegegevens verlopen direct na uw bezoek. Statistische cookies hebben een maximale levensduur van 14 tot 24 maanden.
8. Beveiliging van uw gegevens
De KVEO heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw gegevens te beveiligen tegen verlies, diefstal of onrechtmatige verwerking. De digitale centrale administratie is streng afgeschermd met een wachtwoordbeleid en gecontroleerde inlogmachtigingen (zie Bijlage C van ons protocol). Eventuele fysieke documenten liggen opgeborgen in een afgesloten, niet-publiek toegankelijke ruimte. De website is beveiligd via een SSL-versleuteling (HTTPS) en persoonsgegevens worden afgeschermd voor externe zoekmachines.
9. Uw privacyrechten
Op grond van de wet heeft u ten aanzien van uw eigen persoonsgegevens de volgende rechten:
- Recht op inzage: U kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken.
- Recht op rectificatie: U kunt onjuiste of gewijzigde gegevens kosteloos laten corrigeren.
- Recht op gegevenswissing ('vergetelheid'): U kunt verzoeken om verwijdering van uw gegevens na afloop van het lidmaatschap, mits er geen wettelijke bewaarplicht (zoals de fiscale termijn) meer op rust.
- Recht op beperking van de verwerking: U kunt verzoeken de verwerking van uw gegevens tijdelijk te pauzeren, bijvoorbeeld als u de juistheid ervan betwist.
- Recht op dataportabiliteit: U heeft het recht om uw gegevens in een gestructureerd en gangbaar digitaal formaat te ontvangen om ze over te dragen aan een andere organisatie.
- Recht van bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen verwerkingen die gebaseerd zijn op het gerechtvaardigd belang van de vereniging (zoals de vermelding in de Wegwijzer of foto's in verenigingsmedia).
Wilt u gebruikmaken van een van deze rechten? Stuur dan een schriftelijk verzoek of e-mail naar de secretaris via bovengenoemde contactgegevens. Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek.
Mocht u van mening zijn dat de KVEO niet zorgvuldig omgaat met uw persoonsgegevens, dan nodigen wij u uit dit eerst met ons te bespreken. U heeft daarnaast altijd het wettelijke recht om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).
10. Wijzigingen in deze privacyverklaring
De KVEO behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring aan te passen indien wetgeving of interne processen dit vereisen. Wijzigingen worden tijdig aan de leden gecommuniceerd via de gebruikelijke verenigingskanalen (website, nieuwsbrief of het verenigingsblad).
Zie ook de Privacybeleid-pagina.
