Protocol bescherming persoonsgegevens
Het Protocol bescherming persoonsgegevens bevat de regels voor het verwerken van persoonsgegevens van de leden van de KVEO en van derden. Het is het reglement bedoeld in artikel 20 van het huishoudelijk reglement.
Versie 13 oktober 2026. Deze webversie is bedoeld om gemakkelijk te lezen en naar een artikel te verwijzen. Bij verschil geldt de vastgestelde tekst: Protocol bescherming persoonsgegevens KVEO (PDF).
Wat is er gewijzigd?
- Artikel 4 (grondslag): de verwerking van persoonsgegevens berust niet langer op 'expliciete toestemming', maar op de uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst en het gerechtvaardigd verenigingsbelang. Zo kan het intrekken van toestemming de administratie niet lamleggen zolang het lidmaatschap loopt. De rechten van leden (inzage, correctie, verwijdering, overdraagbaarheid, beperking, klacht bij de AP) blijven.
- Artikel 6 (bewaartermijnen): na beëindiging van het lidmaatschap worden financiële en fiscale gegevens 7 jaar bewaard (wettelijke termijn); basale gegevens (zoals naam, rang en periode van lidmaatschap) kunnen voor de verenigingshistorie in het archief blijven, tenzij het oud-lid of de nabestaanden om volledige verwijdering vragen en de wet dat toelaat. Eerder was de bewaring van gegevens van oud-leden tegenstrijdig geregeld.
- Bijlagen A t/m D: AVG-proof gemaakt en afgestemd op het protocol zelf; in bijlage C zijn Nextcloud, Hetzner en Cloudflare toegevoegd als externe dienstverleners.
- Bijlage E (cookies): afgerond; beschrijft nu ook de cookiebanner, de gebruikte cookies en de AI-functies (chatbot en slimme zoekbalk).
- Daarnaast redactionele verbeteringen. Eerder (22 juni 2026) is verwerkt dat Conscribo per 9 juni 2026 Conscribo B.V. is geworden; de verwerkersovereenkomst is sindsdien onderdeel van de algemene voorwaarden van Conscribo, met ongewijzigde inhoud.
Artikel 1. Algemeen
1. Met de Nederlandse Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (de ‘Uitvoeringswet’ of ‘UAVG’) is de Algemene verordening gegevensbescherming (‘Verordening’ of ‘AVG’) met ingang van 25 mei 2018 van toepassing. Het doel van deze verordening is de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van hun gegevens en het vrije verkeer van persoonsgegevens binnen de Europese Unie (‘EU’).
2. Waar in dit Protocol bescherming persoonsgegevens KVEO (hierna protocol) wordt gedoeld op een lid en/of leden wordt ook begrepen begunstigers, ereleden en leden van verdiensten van de KVEO als genoemd in de statuten van de KVEO.
3. Het bestuur, (plaatsvervangend) rayonofficieren en/of leden genoemd in dit protocol zijn het bestuur, de rayonofficieren en/of leden als bedoeld in de statuten van de KVEO.
4. De rechten en de plichten van de leden als genoemd in dit protocol zijn ook de rechten en de plichten van de bestuursleden.
5. Het protocol dient primair ter bescherming van de privacy van de leden van de Koninklijke vereniging van eervol ontslagen officieren van de Nederlandse krijgsmacht (KVEO) en is toepasselijk op de verwerking van persoonsgegevens van de leden.
6. Secundair regelt dit protocol ook de bescherming van de privacy van niet-leden van de KVEO die de website van de KVEO bezoeken en/of zich aanmelden via die website voor een lidmaatschap.
Artikel 2. Doelstelling vereniging (verkort)
1. de behartiging van de belangen van haar leden, collectief dan wel individueel;
2. de immateriële en materiële hulpverlening aan haar leden en in bijzondere gevallen aan nabestaanden van leden;
3. de bevordering van saamhorigheid en collegialiteit tussen haar leden.
Artikel 3. Beginselen van de verwerking van persoonsgegevens
1. Op grond van de Verordening moet elke verwerking van persoonsgegevens voldoen aan de volgende beginselen:
a. Rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie: de verwerking van persoonsgegevens moet rechtmatig, behoorlijk en transparant zijn;
b. Doelbinding: de verwerking moet gebonden zijn aan specifieke verzameldoelen;
c. Dataminimalisatie: de persoonsgegevens moeten toereikend zijn, ter zake dienend en beperkt tot wat noodzakelijk is;
d. Juistheid: de gegevens moeten juist zijn en zo nodig worden geactualiseerd;
e. Opslagbeperking: de gegevens mogen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk voor de doelen waarvoor zij zijn verzameld;
f. Vertrouwelijkheid en integriteit: gegevens moeten door passende technische of organisatorische maatregelen goed beveiligd zijn en vertrouwelijk blijven.
2. In bijlage A worden de toegestane doeleinden van de verwerking nader omschreven.
Artikel 4. Grondslag en de rechten van de leden
1. De verwerking van persoonsgegevens in de leden- en contributieadministratie van de KVEO (hierna: 'de administratie') is noodzakelijk voor de uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst en de behartiging van het gerechtvaardigd verenigingsbelang van de KVEO, zoals geregeld in dit protocol. In bijlage B is een overzicht van de in de administratie opgenomen persoonsgegevens opgenomen.
2. Een aspirant-lid wordt bij het aangaan van het lidmaatschap geïnformeerd over deze gegevensverwerking en de vindplaats van dit protocol.
3. Ieder in de administratie voorkomend lid heeft, uitsluitend ten aanzien van de eigen gegevens, het recht op:
a. inzage van die gegevens;
b. correctie van die gegevens;
c. verwijdering van die gegevens, met inachtneming van de wettelijke en statutaire bewaartermijnen zodra het lidmaatschap wordt beëindigd;
d. overdraagbaarheid van die gegevens (dataportabiliteit), waardoor leden hun gegevens eenvoudig kunnen verkrijgen en desgewenst kunnen doorgeven aan een andere organisatie;
e. beperking van de verwerking van die gegevens.
Leden kunnen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) een klacht indienen over de manier waarop de KVEO met hun gegevens omgaat.
Artikel 5. De algemene zorg- en verantwoordingsplicht
1. De verwerking van de persoonsgegevens geschiedt door het bestuur of personen die daartoe door het bestuur zijn belast en gemachtigd.
2. De toegang tot en/of verwerking van de administratie is uitsluitend voorbehouden aan het bestuur of daartoe door het bestuur gemachtigde personen en/of instanties.
3. De gemachtigde personen en/of instanties als hiervoor bedoeld, zijn vermeld in bijlage C bij dit protocol.
4. Het bestuur en de met de administratie belaste personen gebruiken de in de administratie opgeslagen gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor zij zijn verstrekt.
5. De verplichtingen van de verwerkingsverantwoordelijke en verwerker zijn opgenomen in bijlage D en zijn, waar verlangd, vastgelegd in een overeenkomst.
6. Op ieder lid rust de verplichting om het aan hem verstrekte overzicht van de naam- en adreslijst van de leden, ook wel Wegwijzer genoemd, uitsluitend te gebruiken voor de onderlinge communicatie met het bestuur en tussen de leden onderling.
7. Het bestuur en de leden voorkomen dat het overzicht, als hiervoor genoemd, ter kennis komt of wordt gebracht van/aan niet geautoriseerde derden.
Artikel 6. Privacy by design (beveiliging, bewaartermijnen en publicatie)
1. Privacy by design houdt in dat al bij het ontwerpen van producten en diensten (zoals ITsystemen) wordt gezorgd voor een goede bescherming van persoonsgegevens. Dit betekent ook dat er niet meer gegevens worden verzameld dan noodzakelijk en dat deze niet langer worden bewaard dan nodig.
2. De toegang tot de digitale opslag van de administratie, inclusief de back-ups daarvan, is voor ongeautoriseerde personen en/of systemen afgeschermd met passende beveiligingsmaatregelen, waaronder een sterk wachtwoordbeleid.
3. De niet-digitale opslag van de administratie, voor zover daar sprake van is, bevindt zich in een voor ongeautoriseerde personen niet-toegankelijke en afgesloten opslagruimte of locatie.
4. Na beëindiging van het lidmaatschap worden persoonsgegevens als volgt bewaard of verwijderd:
a. Financiële en fiscale gegevens: deze worden gedurende de wettelijke fiscale bewaartermijn van 7 jaar bewaard.
b. Historisch en statistisch belang: basale gegevens van oud-leden en overleden leden (zoals naam, rang en periode van lidmaatschap) kunnen omwille van het historisch verenigingsbelang in het archief bewaard blijven, tenzij het vertrokken lid of de nabestaande(n) uitdrukkelijk verzoeken om volledige verwijdering, mits de wettelijke bewaartermijnen dit toelaten.
Persoonsgegevens kunnen worden gepubliceerd in de media van de KVEO, mits dit beperkt blijft tot hetgeen noodzakelijk is voor de verenigingsactiviteiten. Voorbeelden hiervan zijn vermeldingen in het verenigingsblad EERVOL (onder het colofon, in de adreslijst van rayonofficieren, in de rubriek ‘Personalia’) en in de officiële verslagen van het bestuur en de rayons.
Artikel 7. Privacy by default (doel en beperking van de ledenadministratie)
1. Privacy by default houdt in dat de KVEO technische en organisatorische maatregelen neemt om ervoor te zorgen dat er, als standaardinstelling, alléén persoonsgegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn voor het specifieke doel van de vereniging.
2. De verwerking en gebruik van persoonsgegevens:
a. De persoonsgegevens van de leden worden in de administratie verwerkt met in achtneming van de AVG en uitsluitend voor het doel waarvoor de administratie is ingesteld;
b. De administratie heeft tot doel: het voeren van een actueel ledenbestand, de uitvoering van en de controle op het innen van contributies en/of giften, het voeren van correspondentie met of over de leden en het functionele gebruik van persoonsgegevens in de media van de KVEO;
c. De verwerking en het gebruik van de persoonsgegevens in de administratie blijft strikt beperkt tot hetgeen in bijlage B is beschreven.
Artikel 8. Privacy- en cookiebeleid
1. Voor de leden van de KVEO en derden van wie persoonsgegevens worden verwerkt, in het bijzonder bij het bezoeken van de KVEO-website, is een Privacy verklaring KVEO opgesteld.
Daarin is onder meer opgenomen welke gegevens er worden verwerkt, met welk doel en met wie deze worden gedeeld.
2. Het Cookiebeleid van de KVEO is uitgewerkt in de bijlage E van dit protocol en wordt beknopt weergegeven in de “Privacy verklaring KVEO” die gepubliceerd staat op de KVEO-website.
3. De techniek die ten grondslag ligt aan de KVEO-website in relatie met de bescherming persoonsgegevens, zoals het gebruik van cookies, wordt beschreven in bijlage E.
Artikel 9. De Verplichtingen en maatregelen van het bestuur
1. De vicevoorzitter, en bij diens ontstentenis de secretaris van de KVEO, treedt op als interne verwerkingsverantwoordelijke en houdt namens het bestuur toezicht op de naleving van dit protocol overeenkomstig het gestelde in bijlage C. Hij vervult de functie van toezichthouder, als bedoeld in dit protocol.
2. De toezichthouder evalueert periodiek de werking van dit protocol en doet indien nodig een voorstel tot aanpassing aan het bestuur.
3. Bij het ontdekken van een datalek neemt het bestuur onverwijld de vereiste maatregelen om de gevolgen en eventuele schade te minimaliseren. Het bestuur documenteert de gebeurtenis intern en doet, indien vereist, binnen 72 uur na kennisname melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens in overeenstemming met de richtlijnen van de AVG.
Artikel 10. Wijziging van dit protocol en de Privacyverklaring KVEO
Wanneer de KVEO reden ziet dit protocol of haar Privacyverklaring aan te passen, is het bestuur daartoe gerechtigd. De leden worden van wijzigingen op de hoogte gesteld via de gebruikelijke communicatiekanalen van de vereniging, zoals het verenigingsblad, de website en/of de digitale nieuwsbrief.
Artikel 11. Vaststelling en citeertitel
1. Dit protocol is vastgesteld door het bestuur van de KVEO en geactualiseerd op de datum van versie-aanduiding en kan worden aangehaald als Protocol bescherming persoonsgegevens KVEO.
2. Het voldoen aan privacywetgeving is een voortdurend proces. Er zullen zich continu nieuwe omstandigheden voordoen en vragen opwerpen die getoetst moeten worden aan de AVG.
Indien nodig zal het bestuur aanvullende passende technische en organisatorische maatregelen treffen.
3. Dit protocol zal worden gepubliceerd op de site www.KVEO.nl/AVG.
Bijlage A. Toegestane doeleinden van de verwerking
1. Doelstellingen van de verwerking Om haar statutair vastgelegde doelstellingen na te kunnen streven, verwerkt de KVEO persoonsgegevens van haar leden voor de volgende specifieke doeleinden:
a. Het verzenden van verenigingsinformatie aan leden en aspirant-leden (zoals het verenigingsblad EERVOL, digitale nieuwsbrieven en uitnodigingen voor bijeenkomsten);
b. Het berekenen, vastleggen en innen van contributies, schenkingen en giften (inclusief het zo nodig in handen van derden stellen van openstaande vorderingen);
c. Het voeren van de interne verenigingsorganisatie en het intern beheer;
d. Het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountants- en kascontrole;
e. Het telefonisch of per e-mail contact opnemen met leden indien dit noodzakelijk is voor verenigingsactiviteiten;
f. Het functioneel gebruiken van persoonsgegevens (zoals personalia en benoemingen) in het verenigingsblad en/of de nieuwsbrief, zowel in de papieren versie als in de digitale versie op het besloten of openbare deel van de website;
g. Het vermelden van persoonsgegevens en contactopties van actieve verenigingsfunctionarissen op de website;
h. Het periodiek publiceren en verspreiden van de naam- en adreslijst (de 'Wegwijzer') binnen de vereniging;
i. Het delen van relevante ledengegevens met de KVEO-rayonofficieren en hun plaatsvervangers ten behoeve van de lokale rayonactiviteiten en het wel en wee van de leden;
j. Het opnemen van persoonsgegevens in officiële verslagen binnen de KVEO en bij de koepelorganisaties en platforms waarvan de KVEO lid is (zoals de Koepel van Gepensioneerden en het Veteranenplatform);
k. Het verwerken van persoonsgegevens van bestuursleden en gemachtigde functionarissen in contracten, notariële akten en wettelijke registers (zoals de Kamer van Koophandel);
l. Het delen van noodzakelijke persoonsgegevens met partnerorganisaties bij het organiseren van gezamenlijke evenementen;
m. Het delen van persoonsgegevens met externe partijen in het kader van de collectieve of individuele belangenbehartiging van leden;
n. Het verrichten van intern statistisch en historisch verenigingsonderzoek;
o. Het publiceren van foto’s en videobeelden (met of zonder geluid) van KVEOactiviteiten en evenementen via de eigen media, ten behoeve van de sfeerimpressie en verenigingshistorie;
p. Het nakomen van wettelijke verplichtingen;
q. Alle overige administratieve handelingen die noodzakelijkerwijs voortvloeien uit en beperkt blijven tot de realisatie van de statutaire doelstellingen van de vereniging.
2. Geadresseerden van persoonsgegevens (Verstrekking aan derden) Persoonsgegevens worden binnen de KVEO uitsluitend verstrekt aan:
a. Het lid zelf (of diens wettelijk vertegenwoordiger/bewindvoerder), voor zover het de eigen gegevens betreft;
b. De leden van het bestuur en de gemachtigde functionarissen (zoals rayonofficieren), uitsluitend voor zover deze gegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun specifieke verenigingstaak;
c. Leden onderling via de Wegwijzer, mits het lid hiertegen vooraf geen bezwaar heeft gemaakt;
d. Externe verwerkers met wie de KVEO een formele verwerkersovereenkomst heeft afgesloten (overeenkomstig Bijlage D);
e. Derden die aantoonbaar en ondubbelzinnig via hun gepubliceerde beleid voldoen aan de wettelijke eisen van de AVG, indien de verstrekking noodzakelijk is voor de belangenbehartiging of evenementenorganisatie;
f. Hulpdiensten of medisch personeel, indien de verstrekking noodzakelijk is ter bescherming van een vitaal belang van het lid (bijvoorbeeld een dringende medische noodsituatie tijdens een evenement).
Nota bene: Indien een externe partij of een lid (persoon A) via het bestuur of de administratie contact zoekt met een ander lid (persoon B), worden de gegevens van persoon B nooit direct aan persoon A verstrekt. Het bestuur neemt in dat geval contact op met persoon B en laat het aan persoon B over om wel of geen contact op te nemen.
Rechten, bezwaar en websitebeveiliging
a. Op de openbaar toegankelijke website van de KVEO en in openbare nieuwsbrieven worden slechts algemene functionele persoonsgegevens vermeld. Betrokkenen hebben te allen tijde het recht hier bezwaar tegen te maken.
b. Het bestuur draagt zorg voor een adequate technische en organisatorische beveiliging van de website en beschermt persoonsgegevens tegen ongewenste indexering door externe zoekmachines.
c. Persoonsgegevens op de website of in digitale nieuwsbrieven worden onverwijld verwijderd of geanonimiseerd wanneer de betrokkene of diens wettelijk vertegenwoordiger daartoe een verzoek indient.
Bewaartermijnen na beëindiging lidmaatschap Overeenkomstig Artikel 6 van het protocol geldt voor de administratie:
a. Gegevens die noodzakelijk zijn voor de fiscale bewaarplicht (financiële administratie en contributie-inning) worden na het einde van het lidmaatschap nog strikt 7 jaar bewaard;
b. Kerngegevens ten behoeve van het historisch archief (zoals naam, rang, mutaties en defensie-achtergrond) blijven bewaard ten behoeve van de verenigingshistorie, tenzij het vertrokken lid of de nabestaande(n) expliciet verzoeken om algehele verwijdering en er geen wettelijke bewaarplicht meer op rust.
Bijlage B. Overzicht van in de administratie opgenomen persoonsgegevens
In de centrale leden- en contributieadministratie van de KVEO worden uitsluitend de volgende persoonsgegevens verwerkt:
Identificatie- en contactgegevens:
a. Uniek administratienummer (lidmaatschapsnummer);
b. Achternaam en eventuele voorzetsels;
c. Voorletters en eventuele academische of adellijke titels;
d. Roepnaam en/of voornamen;
e. Adres (straatnaam, huisnummer, eventuele toevoeging, postcode, woonplaats en land);
f. Telefoonnummer(s) (vast en/of mobiel);
g. E-mailadres(sen);
h. Geslacht;
i. Geboortedatum en leeftijd.
Dienst- en veteranengegevens (Defensie-achtergrond):
a. Krijgsmachtdeel;
b. Wapen of dienstvak;
c. Laatst beklede militaire rang en bijbehorende titulatuur;
d. Datum van dienstverlating;
e. Veteranenstatus en het bijbehorende veteranennummer.
Financiële gegevens:
a. Bankrekeningnummer (IBAN) en tenaamstelling;
b. Gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en innen van contributies, schenkingen en giften;
c. Betalingshistorie en eventuele achterstanden.
Lidmaatschaps- en verenigingsgegevens:
a. Datum van aanmelding en ingang van het lidmaatschap;
b. Soort lidmaatschap of status (bijvoorbeeld: gewoon lid, begunstiger, erelid, lid van verdienste);
c. Rayonindeling;
d. Binnen de vereniging (historisch of actueel) beklede (bestuurs)functies inclusief beginen einddatum;
e. Deelnamegegevens aan specifieke verenigingsactiviteiten;
f. Datum van beëindiging van het lidmaatschap, inclusief de modaliteit (zoals opzegging door het lid, opzegging door de vereniging of wegens overlijden);
g. Gegevens met betrekking tot de logistieke toezending van het verenigingsblad EERVOL.
5. Interactieve en media-elementen:
a. Pasfoto (indien door het lid vrijwillig verstrekt voor identificatie of functionele publicatie);
b. Vervaardigd beeld- en geluidsmateriaal (foto's en video's) van personen, gemaakt tijdens officiële KVEO-evenementen, algemene ledenvergaderingen en rayonbijeenkomsten;
c. Registratie van expliciet verleende toestemmingen of gemaakte bezwaren ten aanzien van de publicatie van contactgegevens of beeldmateriaal binnen de verenigingsmedia.
Bijlage C. Machtigingen en geautoriseerde partijen
Geautoriseerde functionarissen voor mutatie en beheer (Schrijfrechten)
Binnen de KVEO zijn uitsluitend de navolgende functionarissen gemachtigd tot het verkrijgen van toegang tot en het invoeren, wijzigen of verwerken van persoonsgegevens in de online administratiesoftware (Conscribo), voor zover dit noodzakelijk is voor de uitoefening van hun specifieke functie:
a. De archivaris / bestuurlijk ondersteuner: belast met het functioneel applicatiebeheer en het toewijzen en beheren van de interne machtigingen binnen Conscribo;
b. De penningmeester: belast met het voeren van de algehele financiële verenigingsadministratie;
c. De 2e secretaris: mede belast met het technisch beheer van de online softwareadministratie, de afstemming met andere digitale systemen van het bestuur en aangewezen als operationele achtervang (back-up) voor de archivaris / bestuurlijk ondersteuner bij het functioneel applicatiebeheer van Conscribo;
d. De ledenadministrateur en zijn plaatsvervanger: belast met het dagelijks beheer en de mutaties van het centrale ledenbestand;
e. De contributieadministrateur: belast met het innen van de contributie, de controle op de contributieboekhouding en tevens aangewezen als operationele achtervang (back-up) voor de penningmeester;
f. De boekhouder: belast met de boekhoudkundige verwerkingen;
g. De applicatie-ondersteuner: belast met het technisch ontwerp van de online applicatie en het optreden als helpdesk voor de gebruikers, tevens aangewezen als achtervang voor de archivaris/bestuurlijk ondersteuner.
Geautoriseerde functionarissen voor raadpleging (Inzagerechten) Rechtstreekse inzage in de persoonsgegevens die zijn opgeslagen in de online administratie van Conscribo is, uitsluitend voor zover noodzakelijk voor de uitoefening van de functie, toegestaan aan:
a. De voorzitter van de KVEO;
b. De vicevoorzitter van de KVEO (tevens interne toezichthouder);
c. De 1e secretaris;
d. Bestuurslid 1 (Adviseur Pensioenen);
e. Bestuurslid 2 (Communicatie);
f. Bestuurslid 3 (Algemeen)
g. De redacteur van het verenigingsblad EERVOL, uitsluitend in de rol van contactpersoon voor het externe bedrijf dat de druk en verzending van de KVEO-publicaties verzorgt;
h. De rayonofficieren (als bedoeld in de statuten), uitsluitend voor wat betreft de persoonsgegevens van de leden binnen hun eigen rayon. Zij ontvangen hiertoe een tot het minimum beperkt en beveiligd gegevensoverzicht;
i. De plaatsvervangend rayonofficieren, onder dezelfde strikte voorwaarden en beperkingen als de rayonofficieren.
3. Geautoriseerde externe verwerkers en dienstverleners De navolgende externe instanties en IT-leveranciers zijn door het bestuur gemachtigd om persoonsgegevens van de KVEO te verwerken of te faciliteren, onder de stringente voorwaarden van een gesloten overeenkomst of de toepasselijke algemene privacyvoorwaarden:
a. Drukkerij Koninklijke De Bink-Opmeer B.V.: gevestigd te Leiden (2321 BK, Rooseveltstraat 3). Deze verwerker verzorgt de fysieke productie en distributie van verenigingsmedia, in strikte overeenstemming met de specifiek tussen partijen afgesloten verwerkersovereenkomst.
b. Conscribo B.V.: de leverancier van de online software voor ledenadministratie en boekhouding. De afspraken omtrent gegevensbeveiliging en verwerking zijn verankerd in de afgesloten verwerkersovereenkomst en de algemene voorwaarden.
c. FlevoHost webhosting: gevestigd te Dronten (8254 KR, Schans 179). Deze partij voert het technisch beheer uit over het KVEO-domein (website en webmail via cPanel) en treedt op als verwerker. De afspraken zijn vastgelegd in de toepasselijke verwerkersvoorwaarden, inclusief het toezicht op subverwerkers (zoals cPanel). Voor nadere details wordt verwezen naar het FlevoHost Privacy Statement en het cPanel Privacy Policy.
d. Hetzner Online GmbH met Nextcloud: voor het gebruik van Hetzner Nextcloud applicaties en cloudomgevingen. Bij Hetzner en Nextcloud is de privacy strikt geregeld volgens de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR).
Omdat beide partijen hun oorsprong in Duitsland hebben, vallen zij onder de strenge Europese en Duitse privacywetgeving. Hetzner heeft een officieel privacybeleid, vastgelegd in de Privacy Policy van Hetzner Online GmbH. Nextcloud GmbH heeft geen enkele toegang of inzage in de documenten, agenda's of bestanden die de vereniging in de Nextcloud-omgeving gebruikt.
e. Cloudflare: voor het gebruik van Cloudflare applicaties en diensten op de eigen KVEO-server. Cloudflare heeft haar privacyvoorwaarden geïntegreerd in haar juridische structuur en hanteert hiervoor aparte, specifieke documenten die direct verbonden zijn met de algemene voorwaarden. Onder meer is de Cloudflare Privacy Policy van toepassing op websitebezoekers, klanten en eindgebruikers. Omdat de KVEO op haar server diensten van Cloudflare afneemt, is het Data Processing Addendum (DPA) als onderdeel van de algemene voorwaarden van toepassing. De KVEO heeft de beveiliging van haar server gemaximaliseerd (SSL/TLS-modus in Cloudflare is ingesteld op ‘Full (Strict)’ en er is een geldig SSL-certificaat geïnstalleerd. Al het verkeer is van begin tot eind (end-to-end) versleuteld. Op de server worden sporadisch persoonsgegevens van een laag niveau verwerkt.
f. Microsoft Ireland Operations Limited: voor het gebruik van Microsoft Officeapplicaties en cloudomgevingen. De bescherming en verwerking van persoonsgegevens is onderworpen aan de wereldwijde Microsoft-privacyverklaring en de specifieke privacyprincipes in het Microsoft Vertrouwenscentrum.
g. Google LLC: voor het functionele gebruik van Google-applicaties en -diensten. De gegevensbescherming is hierbij onderworpen aan het algemene Google Privacybeleid.
Bijlage D. Plichten van de verwerkingsverantwoordelijke en de verwerker
1. De verwerkingsverantwoordelijke De verwerkingsverantwoordelijke (het bestuur van de KVEO) draagt de wettelijke verantwoordelijkheid voor een rechtmatige gegevensverwerking en is gehouden aan de volgende verplichtingen:
a. Verantwoordingsplicht: Het bestuur is verantwoordelijk voor de naleving van de in Artikel 3 van dit protocol genoemde privacybeginselen en moet te allen tijde kunnen aantonen (auditbaar) dat de verwerkingen hiermee in overeenstemming zijn.
b. Verwerkingsregister: De verwerkingsverantwoordelijke houdt een overzicht bij van de verwerkingsactiviteiten die onder haar verantwoordelijkheid plaatsvinden.
Vooralsnog volstaat binnen de KVEO de combinatie van de gedetailleerde omschrijving in Bijlage B en C in samenhang met het automatische logsysteem (audit trail) van de Conscribo-administratie.
c. Gegevensbescherming: In plaats van een externe Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) is de secretaris van de KVEO intern belast met het operationele toezicht op de gegevensbescherming.
d. Risico-inschatting: De verwerkingen binnen de KVEO worden niet aangemerkt als grootschalig of risicovol in de zin van de AVG. Een formele gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) is derhalve niet vereist.
e. Privacy by design & default: Bij de inrichting van nieuwe verenigingssystemen en administratieve processen worden standaardinstellingen gehanteerd die de privacy van de leden maximaal beschermen en gegevensminimalisatie afdwingen.
f. Datalekken-procedure: In het geval van een geconstateerd datalek met risico's voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, meldt het bestuur dit onverwijld en uiterlijk binnen 72 uur na ontdekking aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Indien de situatie dit vereist, worden ook de betrokken leden direct geïnformeerd.
g. Rechten van betrokkenen: Het bestuur faciliteert en respecteert de wettelijke rechten van de leden (zoals het recht op inzage, correctie en verwijdering) zoals uiteengezet in Artikel 4 van het protocol.
De verwerkers Wanneer de KVEO een externe partij of persoon inschakelt om ten behoeve van de vereniging persoonsgegevens te verwerken — zonder dat deze persoon of partij onder rechtstreeks gezag van de vereniging staat — kwalificeert deze partij als 'verwerker'. Voor deze verwerkers gelden de volgende strikte regels:
a. Instructieplicht: De verwerker handelt uitsluitend op basis van schriftelijke instructies van de verwerkingsverantwoordelijke (de KVEO) en gebruikt de persoonsgegevens voor geen enkel ander (eigen) doel.
b. Subverwerkers: De verwerker is niet gerechtigd om zonder voorafgaande, specifieke of algemene schriftelijke toestemming van de KVEO andere partijen (subverwerkers) in te schakelen voor de uitvoering van de verwerking.
c. Contractvoorwaarde: Het bestuur (of een daartoe gemandateerde functionaris) ziet erop toe dat met iedere externe verwerker een AVG-conforme verwerkersovereenkomst of bindende verwerkersvoorwaarden zijn overeengekomen alvorens de feitelijke gegevensuitwisseling start.
Bijlage E. Cookiebeleid website
1. Algemeen De systemen die worden gebruikt voor de website van de KVEO (hierna: 'wij' of 'ons') verzamelen automatisch technische informatie over bezoekers en gebruikers van haar website. Dit omvat gegevens zoals IP-adressen, apparaat type, browsertype, ingestelde taal en de tijd en datum van het websitebezoek. Onder website van de KVEO dient te worden verstaan elke website die de KVEO onder haar verantwoordelijkheid in stand houdt.
Een deel van deze gegevens, waaronder het IP-adres, kan onder specifieke omstandigheden als een persoonsgegeven worden aangemerkt. Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend voor statistische analyses, om het gedrag van websitebezoekers te begrijpen en om de website technisch te beheren en blijvend goed te laten functioneren.
2. Sociale media en embedded content van derden Als bezoekers of gebruikers onze inhoud via sociale media delen (bijvoorbeeld door ons te volgen op Facebook of LinkedIn, te reageren via een X-feed (voorheen Twitter) of ons te volgen op YouTube), registreren deze externe sociale netwerken die activiteit. Zij kunnen hiervoor eigen cookies instellen.
In sommige gevallen, wanneer een pagina op onze website inhoud van een sociaal netwerk bevat (zoals een geïntegreerde X-feed of een Facebook-opmerkingenvenster), of wanneer er gebruik wordt gemaakt van 'embedded content' die elders wordt gehost (zoals ingesloten YouTubevideo's), kunnen deze externe partijen cookies plaatsen. Dit gebeurt soms al op het moment dat de pagina laadt, nog voordat de bezoeker op een knop klikt.
De KVEO heeft geen toegang tot of controle over de cookies die door deze sociale netwerken en externe partijen zijn ingesteld. Omgekeerd hebben deze netwerken geen toegang tot de functionele cookies die de KVEO zelf gebruikt. De KVEO plaatst zelf niet actief marketing- of trackingcookies van derden. Wij maken op onze website gebruik van een cookiebanner, zodat analytische en niet-essentiële cookies van derden pas worden geladen nadat de bezoeker hiervoor expliciet toestemming heeft gegeven.
Het gebruik van cookies op de KVEO-website kan in de loop van de tijd veranderen als gevolg van technische updates. Wij adviseren bezoekers en gebruikers daarom om deze bijlage periodiek te raadplegen om op de hoogte te blijven van het actuele cookiegebruik.
Mocht een bezoeker op onze website vragen hebben over het gebruik van specifieke cookies, dan kan hij contact met ons opnemen. Zie de contactgegevens hieronder. Ook kan de bezoeker rechtstreeks contact opnemen met de betreffende derde partij om informatie op te vragen over de reden van plaatsing, de levensduur en de wijze waarop de privacy is gewaarborgd.
3. Cookiebanner De Cookiebanner houdt de eenmaal ingegeven voorkeur vast en is weer op te roepen via de footer van de website (Cookie-instellingen). De website gebruikt cookies en vergelijkbare technologieën, die zijn onderverdeeld in categorieën, die de bezoeker zelf kan beheren. Als de bezoeker de nietessentiële cookies heeft geaccepteerd, kan hij op elk moment zijn voorkeuren wijzigen in de getoonde instellingen met de opties “Accepteer alles”, “Alles afwijzen” en het maken van een keuze bij de voorkeur cookies.
a. Functionele cookies Deze technologieën zijn nodig om de kernfunctionaliteit van onze website te activeren.
b. Voorkeuren cookies Deze technologieën stellen onze website in staat de voorkeuren van de bezoeker te onthouden en hem een meer persoonlijke ervaring te bieden.
– Google Maps
– YouTube
– OpenStreetMap
– Externe podcasts
– Facebook-video's Statistieken cookies Deze technologieën stellen ons in staat het gebruik van onze website te analyseren om de prestaties te meten en te verbeteren.
Overzicht van gebruikte cookies De KVEO-website maakt onder meer gebruik van de onderstaande functionele, technische en analytische cookies:
a. kveo.nl (Functionele cookies) Deze eigen cookies zijn noodzakelijk om de website technisch goed te laten functioneren en gebruikersvoorkeuren te onthouden.
Doel: Het onthouden van sessie-instellingen, het tonen van de juiste lay-out en het activeren van de autoplay-functionaliteit van video- of audiofragmenten op de website.
Eigenschappen: Dit cookie verzamelt geen identificerende persoonsgegevens.
Levensduur: Gedurende de browsersessie (wordt verwijderd zodra de browser wordt afgesloten).
b. cdnjs.cloudflare.com (Technische scripts) Cloudflare is een Content Delivery Network (CDN) dat wordt gebruikt om de website wereldwijd snel en veilig te tonen.
Doel: Het snel inladen van technische JavaScript-bibliotheken om de prestaties, laadsnelheid en betrouwbaarheid van de website te optimaliseren.
Eigenschappen: Er wordt bij dit verzoek technisch geen permanente cookie op het apparaat opgeslagen; Cloudflare verwerkt het IP-adres van de bezoeker uitsluitend vluchtig in het werkgeheugen om het script correct af te leveren en schadelijk dataverkeer te blokkeren.
Levensduur: Niet van toepassing (geen permanente opslag).
c. www.googletagmanager.com / Google Analytics (Analytische cookies) Google Tag Manager helpt bij het meten van het geaggregeerde (anonieme) gebruik van de website.
Doel: Het verzamelen van statistische informatie over de interactie met de website, zoals welke pagina's het meest worden bezocht en de gemiddelde verblijfsduur.
Daarnaast verzamelt het apparaatgegevens (zoals besturingssysteem en browserversie) en wordt het IP-adres gebruikt om een grove geografische locatie (land of regio) te bepalen ten behoeve van de statistieken.
Eigenschappen: De KVEO heeft Google Analytics privacyvriendelijk ingesteld (waaronder het maskeren/anonymiseren van het IP-adres), waardoor de impact op de privacy minimaal is.
Levensduur: o Sessie-cookies: Vervallen direct na het sluiten van de browser. o Permanente statistische cookies (zoals _ga): Maximaal 14 tot 24 maanden, tenzij de bezoeker deze tussentijds handmatig uit de browser verwijdert.
fonts.gstatic.com / fonts.googleapis.com (Functionele lettertypen) Dit platform van Google wordt gebruikt om lettertypen (fonts) op de website correct en uniform weer te geven.
– Doel: Wanneer een bezoeker de website laadt, roept de browser de benodigde lettertypen op vanaf de Google-servers. Hierbij worden technische HTTP-headers (waaronder de user-agent die de internetbrowser en het besturingssysteem beschrijft) en de specifieke URL van de KVEO-webpagina meegestuurd.
– Eigenschappen: Google plaatst via deze dienst geen cookies op het apparaat van de bezoeker. Het IP-adres is technisch noodzakelijk om het lettertype naar de browser te sturen, maar deze gegevens worden door Google niet gekoppeld aan eventuele andere Google-profielen en uitsluitend gebruikt voor de functionele werking en beveiliging van de dienst.
– Levensduur: Niet van toepassing (geen permanente opslag).
Kunstmatige intelligentie (AI) en interactieve hulpmiddelen Op de website van de KVEO maken wij gebruik van systemen die zijn gebaseerd op kunstmatige intelligentie (AI) om de dienstverlening en de vindbaarheid van informatie te optimaliseren. Het gaat hierbij om een interactieve chatbot en een slimme zoekbalk.
De AI-functies zijn uitsluitend bedoeld voor informatievoorziening en service. Er vindt op basis van de interacties geen geautomatiseerde besluitvorming, juridische beoordeling of individuele profilering plaats.
a. Doel en werking van de AI-functies Slimme zoekbalk: Wanneer een bezoeker een zoekopdracht invoert, gebruikt de website AI om de context en de achterliggende intentie van de zoekvraag te begrijpen.
Dit zorgt ervoor dat relevantere zoekresultaten worden getoond, ook als de exacte bewoording niet op de website voorkomt.
Chatbot: De chatbot helpt bezoekers bij het snel vinden van antwoorden op veelgestelde vragen. Het systeem analyseert de ingevoerde vraag en formuleert automatisch een passend antwoord op basis van de beschikbare informatie op de KVEO-website.
b. Verwerking van gegevens en privacy Om deze functies technisch te laten werken, worden de ingevoerde zoekopdrachten, chatberichten en bijbehorende technische sessiegegevens verwerkt.
Eigenschappen: De KVEO adviseert bezoekers nadrukkelijk om geen privacygevoelige gegevens, medische gegevens of financiële details in te voeren in de chatbot of de zoekbalk. Ingevoerde teksten worden door ons of onze partners niet gebruikt om openbare AI-modellen te trainen.
Externe partijen: De AI-functionaliteiten worden geleverd via beveiligde koppelingen (API's) met gespecialiseerde softwareleveranciers. Met deze partijen zijn strikte verwerkersovereenkomsten gesloten om te waarborgen dat gegevens vertrouwelijk worden behandeld en niet voor commerciële doeleinden van derden worden gebruikt.
Levensduur: Ingevulde zoekopdrachten in de zoekbalk worden geaggregeerd (anoniem) opgeslagen voor statistische doeleinden. De chatgeschiedenis met de chatbot wordt na afloop van de sessie, of uiterlijk binnen 30 dagen, automatisch geanonimiseerd of permanent verwijderd.
6. Contactgegevens KVEO Voor vragen of opmerkingen over dit cookiebeleid neem contact op met het secretariaat:
Adres: Segbroeklaan 104, 2565 DN Den Haag E-mailadres:
Zie ook de Privacybeleid-pagina met de Privacyverklaring KVEO.
